1. Przez określenie sposobu przyjmowania spraw rozumie się metodę uzyskiwania i odpowiedniego rejestrowania przez Urząd Gminy wniosków (bez względu na formę ich przekazu), mających na celu wszczęcie postępowania lub mogących być wykorzystane w ramach danego postępowania. Kwestie te regulują przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319 z późn. zm.).

2. Korespondencje przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane ustnie do protokołu przyjmują właściwi pracownicy, zgodnie z podziałem czynności i przekazują sekretariatowi do zarejestrowania.

Przyjmując przesyłki przekazywane droga pocztową , zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia pracownik sekretariatu sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, pracownicy przekazują sobie bez pokwitowa?

3. Wójt oraz jednostki organizacyjne gminy przyjmują sprawy do załatwienia w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz.1071 z późniejszymi zmianami).

Zgodnie z art.63 Kodeksu postępowania administracyjnego:

1) Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

2) Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

3) Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

4) Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący je tego żąda.

Sprawa wniesiona do Wójta , w zależności od jej charakteru ( np. podanie o wszczęcie postępowania administracyjnego, żądanie informacji, podanie o wydanie zaświadczenia, skarga, wniosek) , załatwiana jest w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego i może zakoczyć się poprzez:

1) wydanie decyzji administracyjnej,

2) wydanie postanowienia,

3) wydanie zaświadczenia,

4) udzielenie odpowiedzi na skargę , wniosek,

5) udzielenie pisemnej lub ustnej informacji,

6) udzielenie odpowiedzi na interpelację lub zapytanie Radnego.

4. Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwione sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę, lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym- w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Do terminów określonych w w/w przepisach nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnie?spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od tego organu.

5. Zgodnie z w/w instrukcją kancelaryjną pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

Obywatel ma prawo żądać terminowego załatwiania spraw przez urząd.

Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem. Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić pracownik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy jakie dokumenty musimy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone ( np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie).

Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie informacji telefonicznie. W takim przypadku dobrze jest poprosić pracownika o podanie nazwiska, tak żeby w dalszych kontaktach powoływać się na tę osobę.

Należy zwrócić uwagę, że przedstawiane dokumenty muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych dokumentów jest poważnym przestępstwem, zagrożone surowymi karami. Nie wolno dokumentów niszczyć , ani przerabiać. Nie można też wprowadzać w błąd pracownika samorządowego za pomocą dokumentów sfałszowanych. Zagrożenie karą dotyczy także pracownika samorządowego poświadczającego nieprawdę.

Naruszenie tych zasad również powoduje odpowiedzialność karna przewidzianą w kodeksie karnym.

6. Obywatel ma prawo odwoływania się od decyzji wydanej przez Wójta Gminy.

Na każdej decyzji umieszczona jest informacja o możliwościach odwoływania się.

W pouczeniu takim określa się do jakiej instytucji można się odwołać oraz w jakim terminie można wnieść odwołanie. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzje. Treść odwołania nie musi spełniać szczególnych wymogów. Zupełnie wystarczy, jeżeli wynika z niej , że Obywatel jest niezadowolony z rozstrzygnięcia. Wniesienie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji. Nie dotyczy to jednak tych decyzji, z których treści wynika, że mają być wykonane natychmiast lub ich natychmiastowe wykonanie następuje z mocy ustawy.

 

---